Protokol dan Komunikasi Pimpinan Setda Banjar

Tahun 1969, Presiden RI Soeharto pernah berucap,”Apabila dokumen2 Negara terserak pada berbagai tempat tanpa adanja suatu mekanisme jang wadjar, jang dapat menundjukan adanja dokumen2 tersebut, apabila berbagai dokumen negara hilang atau dimusnahkan semata2 karena tidak disadari nilai2 dokumen2 tersebut oleh sementara pedjabat, maka pemerintah tentu akan menanggung akibat daripada hilangnja informasi, jang dapat menjulitkan pemerintah dalam usaha2nja memberi pelajaran kepada rakjat.”
Untuk itulah penyelenggaraan kearsipan begitu penting dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa, dan bernegara.
“Oleh sebab itu KPAD Banjar dalam menyelenggarakan kearsipan daerah selalu berupaya keras melakukan perekaman kegiatan secara teratur yang dapat menghasilkan arsip yang otentik, utuh, dan terpercaya atau yang dapat dipertanggungjawabkan sebagaimana fakta yang ada,” terang Dra. Musikatik,MM, Kepala Kantor Perpustakaan, Arsip dan Dokumentasi (KPAD) Kab. Banjar.
“Ini sesuai dengan amanat UU No. 43 tahun 2009 tentang Kearsipan,” ungkapnya saat ditemui di ruang kerjanya belum lama tadi.
KPAD yang terbentuk sejak 2009 melalui Perda No. 8 Tahun 2009, sudah berhasil mengumpulkan ribuan arsip. “Rekapitulasi arsip yang telah kami himpun hingga saat ini mencapai 28.146 arsip,” ujarnya.
Biasanya pada awal tahun, lanjut Musikatik, kami berkirim surat ke semua SKPD lingkup Pemkab Banjar agar mengirimkan arsipnya ke KPAD. Ada yang teratur setiap bulan atau tiga bulan sekali kirim arsip, namun ada juga yang belum.
SKPD yang belum atau tidak mengirimkan arsip, kemungkinan kendala mereka tidak menerbitkan sesuatu. “Itu bisa saja terjadi,” jelasnya. Mereka tidak menerbitkan kegiatannya dalam bentuk pamflet, buku atau dalam bentuk apapun.
Untuk jenis arsip inaktif (lebih dari 10 tahun), sudah mulai kami kumpulkan/rekam. Tapi karena kami belum memiliki depo (tempat penyimpanan statis), jadi sementara ini arsip yang tertampung kami tempatkan dulu disini (dikantor). Arsip yang belum tertampung, kami titipkan di SKPD yang bersangkutan sambil terus kami laksanakan pendampingan dan penataan di SKPD yang bersangkutan.
Setiap bulan kami keliling. “Sudah ada jadwalnya,” tukasnya.
Dalam satu tahun, kami melakukan perekaman kegiatan untuk 12 SKPD. Jadi data – data arsip yang sudah kami susun berdasarkan pola penyusunannya, kami titipkan di SKPD yang bersangkutan.
KPAD menyiapkan kotaknya dan SKPD yang bersangkutan menyimpan arsipnya disana. “Rencana kami, kalau kita punya depo tinggal tarik,” tuturnya.
Musikatik menerangkan, ruang penyimpan arsip yang ideal adalah yang dimiliki lembaga Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI). Mereka telah memiliki ruang arsip yang statis. Sementara ini KPAD Banjar belum sampai kesana.
“Karena itu, kami perlu mengatasi kendala tersebut melalui ketersediaan depo arsip,” ujarnya memberitahu. Untuk sementara ini kami berproses. Bappeda pun telah menyarankan agar KPAD mempersiapkan lokasi deponya dulu.
Untuk Tahun 2013, Sekda meminta kami fokus mengerjakan pengarsipan bidang keuangan dulu. Tapi hal ini tidak melalaikan KPAD dari perekaman arsip di bidang lainnya yang bisa kami kerjakan.
Saya selaku kepala KPAD telah menyusun program ke depan. Baru – baru ini kami sudah selesai menyusu jadwal retensi arsip (masa simpan arsip).
“Misalnya arsip itu dari sekian tahun hingga sekian tahun statusnya bagaimana, sekian tahun boleh dihapus atau tidak, semua ada aturannya,” ungkapnya..
Jenis arsip kepegawaian, keuangan, substantif, fasilitatif, telah dimiliki KPAD. Semuanya baru selesai tahun kemarin, tahun 2012. Kerja kami inilah nantinya yang akan disosialisasikan.
Jadi kewajiban utama KPAD Banjar adalah menyimpan arsip inaktif atau arsip lebih dari sepuluh tahun dari tiap SKPD di depo.
Kalau arsip tersebut masih aktif dinamis maka masih menjadi tanggung jawab SKPD yang bersangkutan. Dan SKPD itu harus memiliki petugas arsip sendiri / arsiparis. Dan itu semua sudah kami sosialisasikan.
Kendala yang saat ini dialami, SKPD tidak memiliki arsiparis. KPAD sendiri baru memiliki satu orang arsiparis yang menjabat sebagai Kasi Kearsipan, namanya Guslan (46).
Seharusnya minimal satu SKPD memiliki satu orang arsiparis. “Sedangkan SKPD besar seperti sekretariat daerah minimal harus ada tiga orang arsiparis,” terangnya.
Untuk mengatasi masalah ini, kata Musikatik, kami telah meminta satu orang staf dari SKPD yang bersangkutan untuk diberikan pendampingan guna diajari penataan arsip.
Terkait prestasi kerja instansinya selama ini, Musikatik dengan gembira mengatakan,  KPAD Banjar pernah meraih Juara III Pengelola Arsip Terbaik Tingkat Provinsi Kalsel di Tahun 2010 yang diselenggarakan Bapustarda Kalsel di Swiss Bell Hotel, Banjarmasin.
Musikatik pun berpesan pentingnya penataan arsip. Tertib arsip dapat mencegah konflik. Sebab arsip yang tertata dan tersimpan rapi dapat mencegah hilangnya aset daerah. (rahmadin/ari)